マークシートの読取結果から採点をサポートする弊社Windowsソフトウェア製品『採点 for マークシート読取君』は、教育機関における定期試験や小テスト、入試の採点でご利用いただいております。
その『採点 for マークシート読取君』をきっかけに、弊社がMicorosft Accessで構築した『中学・高等学校の教務支援システム』に興味を持っていただくことがあります。
ただ、校内のLAN環境内で動作するAccessの教務システムではなく、クラウド環境で動作する教務システムを検討されてもいます。
そこで個人的ではありますが、教務システムを選定する際に考慮した方が良いポイントをあげてみます。
全データについてダウンロードが可能
教務システムで管理するデータは学校にとって財産です。
その財産を自らが活用するためにダウンロードできることは必須の要件です。
また、ダウンロードデータのフォーマットも考慮すべきポイントになります。
あるシステムでは、まるでページ帳票のようなCSVフォーマットで出力されていました。
それでは、せっかくダウンロードできても、活用するためにひと手間もふた手間も必要になります。
学校自らが、学校としてのノウハウとしてデータを活用するには、データがすぐに活用できる状態で手元になければなりません。
そのためにも、全データがダウンロードできるというのは必須の要件になります。
外字を使わない
今後、教務システムと他のシステムを連携する機会が増えていきます。
他のシステムと連携することを前提として考えると、外字の使用は厳禁です。
例えば、他システムに生徒の名簿を連携した場合、外字を使用していると他のシステムでは名前が文字化けして表示されてしまいます。
それを防ぐために文字コードを変換するという手間が増えてしまいます。
外字というのはローカルなシステムを前提にしているものだという認識が必要です。
外字を使用したシステムを導入すると、変更するハードルはかなり高くなります。
その他
直接、選定には関係ないのですが、財産であるデータをダウンロードしても、それを有効活用する仕組みがなければ宝の持ち腐れです。
CSV(もしくはExcel)のままで、マクロやLookup系の関数を駆使して活用するとしても限界があります。
Micorosft Accessは、曲がりなりにもデータベースですので、データを活用するためツールとしては有力な選択肢の一つとなります。
Accessのクエリを使用したデータの抽出は、GUIで操作できることもあり、比較的容易に修得できます。
既に教務システムを使用されていて、財産であるデータの有効活用をお考えでしたら、弊社がお手伝いできることが必ずあります。
お気軽にお問い合わせください。
